2019春学生基本信息修改工作的通知
各市、州、省直管市广播电视大学及直属分校（学院），各教学点：
本学期信息修改工作现已启动，现就我省2019春做好此项工作的要求通知如下，请各级教学点严格遵照执行。
一、2019春信息修改受理截止时间： 2019年3月29日。
二、2019春信息修改受理范围：
1、2016秋及以前入学的在籍生和毕业生。
2、2016秋入学的在籍生因招生报名时学生基本信息的录入错误，导致姓名、性别、身份证号、民族的更正申请。原则上停止受理。
说明：按照《湖北广播电视大学关于进一步规范学生基本信息工作的通知》（鄂电大教字〔2016〕18 号）文件规定，自2016秋起入学的学生，省电大停止受理录入错误导致的学生基本信息更正申请，考虑到2016秋入学的学生已经在籍且选课，故本学期原则上是停止2016秋入学的学生基本信息修改工作，但如有2016秋入学的学生基本信息修改的个例情况，参见材料要求部分操作。
三、2019春信息修改不受理范围
1、中央电大明确规定不予更改，下列情况，省电大不予以受理
（1）若属学生毕业后发生的姓名、出生日期、身份证号等基本信息的变更的申请，不予受理更改。
（2）若属学生信息姓名、身份证号双改（包括姓名、身份证号先后变更或户籍注销而双改的情况）的申请，不予受理更改。
2、省电大有明确规定不予更改，下列情况，省电大不予以受理
2015年春季新生入学起至今，省电大反复强调学生基本信息录入必须使用身份证阅读器录入，但是，实际工作中，仍有个别教学点不重视此项工作，导致学生基本信息录入错误现象时有发生。为彻底杜绝此现象，确保我省电大系统学籍学历管理规范，经研究，以2017学号为分界，坚决停止受理因招生报名时学生基本信息的录入错误，导致姓名、性别、身份证号、民族的更正申请。请各级教学点认真清查2017春季入学的学生基本信息是否有误。如有误，请相关教学点直接按退学处理。否则，由此产生的后果，相关分校及教学点自负。
3、客观原因照成的正常变更的，不属于不予以受理范畴，允许进行更改。
国家开放大学本、专科学生在籍期间发生的姓名、身份证号变更、入学文化程度、毕业日期（达到“入学文化程度”的日期）等客观原因照成的正常变更的，允许进行更改。
三、材料要求
1、纸制材料：
各分校提供信息修改书面报告和学生基本信息修改情况统计表。
（1）提交信息修改书面申请报告。
①2016春及以前入学的在籍生和毕业生，报告中注明信息变更或信息录入错误的具体数量，由各分校学籍主管校长审批签字，并加盖分校公章。书面申请报告上报省电大教务处分管学籍副处长审核签字后，转学籍科处理。
②如属2016秋入学的学生基本信息修改的个例情况，如需修改信息，各分校须单独提交2016秋入学的信息修改书面报告，说明原因，由一把手校长审批并签字，加盖学校公章。此书面申请报告上报省电大教务处分管学籍副处长，经集体研究后，再决定是否受理。
（2）根据学生学籍（在籍生、毕业生）状态，在籍生按学号升序，毕业生按注册证号（51161开头的毕业生电子注册号）升序填写对应的《国家开放大学（原中央广播电视大学）学生基本信息修改情况统计表》（见附表1-附表2），各分校学籍主管校长和经手人签字，并加盖分校公章。
《国家开放大学（原中央广播电视大学）学生基本信息修改情况统计表》要求完整准确填写，切勿擅自改变表格的格式及内容。
（3）本通知中电子材料部分所涉及的所有提供的证明文件的JPG/PNG格式图片全部需要打印相对应的纸质材料，并须有分校学籍主管校长和经手人签字，并加盖分校公章。
2、电子材料
由各分校汇总统一提供给省电大学籍科
（1）《国家开放大学（原中央广播电视大学）学生基本信息修改情况统计表》（EXCEL表格）电子盘（见附表1-附表2）。
（2）每个学生一人一个文件夹,在籍生以学号+姓名方式命名文件夹,毕业生以注册证号（51161开头的毕业生电子注册号）+姓名方式命名文件夹，“+”不用打在文件名中。文件夹里为每个学生修改信息所须提供的证明文件的JPG/PNG格式图片。
3、图片规格要求及示例
①保持图片清晰可辨，分辨率在200*200以上。建议使用扫描仪或高拍仪，严禁使用屏幕截图和手机拍照。
②所有材料必须是对原件进行的扫描，完整扫描每页材料（身份证需扫描正反两面在同一页）。
③每张图片大小控制在10MB以内，图片格式为JPG或PNG。
④按图片内容命名图片（举例：身份证图片，就以身份证命名JPG或PNG文件。报名登记表图片，就以报名登记表命名JPG或PNG文件）。
⑤证明内容示例见附件1。
⑥图片规格示例见附件2。
⑦图片文件夹命名示例见附件3。
⑧图片命名示例见附件4。
四、材料审批程序
1、在籍生信息修改
在籍学生信息变更总体要求：在读期间，学生个人基本信息及原学历层次信息发生变更，应在变更后及时提交申请，不得拖延到毕业时，乃至毕业后再做申请。
（1）在籍生以下二项需信息修改的，先提交材料至省电大招生办审核，审核通过后，再提交到省电大学籍科审核。
①若属学生在籍期间发生的入学文化程度正常变更，或招生报名时入学文化程度的录入错误，导致入学文化程度的更正。
分校：专科以上（含专科）学历变更提供学信网学历网查结果或学历认证报告原件图片电子盘材料及相对应的图片打印纸质材料，专科以下学历变更提供毕业证书原件图片电子盘材料及相对应的图片打印纸质材料；相对应的基本信息修改情况统计表电子盘材料及相对应的纸质材料。
省电大招办：负责审核分校提供的学生初始学历材料原件图片电子盘材料。并在相对应的基本信息修改情况统计表纸质材料上标注已经审核并签字盖章。
省电大学籍科：负责审核分校提供的电子盘材料及相对应的纸质材料是否齐全，是否符合要求。符合要求，予以受理。
电子盘材料：审核是否每个学生一人一个文件夹, 文件夹命名是否规范，文件夹里为每个学生修改信息所须提供的证明图片文件是否符合国家开放大学要求的图片规格要求JPG/PNG格式。审核分校提供的相对应的基本信息修改情况统计表电子盘是否与一人一夹相互匹配。
纸质材料：审核是否与电子盘文件材料相对应，是否有分校学籍主管校长和经手人签字，是否加盖分校公章，是否有省电大招生办审核的签字盖章。
②若属招生报名时学生基本信息的录入错误，导致姓名、性别、身份证号、民族的更正
分校：须提供身份证原件图片（身份证正、反面扫描在同一页）及相对应的纸质材料；报名登记表原件图片及相对应的纸质材料；相对应的基本信息修改情况统计表电子盘及相对应的纸质材料。
报名登记表相对应的纸质材料除须有分校学籍主管校长和经手人签字及加盖校章后外，还需注明报名登记表系学生本人填写。
省电大招生办：负责审核报名登记表原件图片及纸质材料是否相对应；审核报名登记表纸质材料是否有分校学籍主管校长和经手人签字及加盖校章；审核报名登记表是否注明了表系学生本人填写。材料齐全合格，在报名登记表纸质材料上签字盖章。
省电大学籍科：负责审核分校提供的电子盘材料及相对应的纸质材料是否齐全，是否符合要求。符合要求，予以受理。
电子盘材料：审核是否每个学生一人一个文件夹, 文件夹命名是否规范，文件夹里为每个学生修改信息所须提供的证明图片文件是否符合国家开放大学要求的图片规格要求JPG/PNG格式。审核分校提供的相对应的基本信息修改情况统计表电子盘是否与一人一夹相互匹配。
纸质材料：审核是否与电子盘文件材料相对应，是否有分校学籍主管校长和经手人签字，是否加盖分校公章；审核报名登记表纸质材料上还须审核是否有省电大招生办审核的签字盖章。
（2）以下三项需信息修改的材料，直接提交材料到省电大学籍科审核
③若属学生性别、民族的变更
分校：须提供身份证原件图片（身份证正、反面扫描在同一页）电子盘材料及相对应的图片打印纸质材料；相对应的基本信息修改情况统计表电子盘及打印纸质材料。
省电大学籍科：负责审核分校提供的电子盘材料及相对应的纸质材料是否齐全，是否符合要求。符合要求，予以受理。
电子盘材料：审核是否每个学生一人一个文件夹, 文件夹命名是否规范，文件夹里为每个学生修改信息所须提供的证明图片文件是否符合国家开放大学要求的图片规格要求JPG/PNG格式。审核分校提供的相对应的基本信息修改情况统计表电子盘是否与一人一夹相互匹配。
纸质材料：审核是否与电子盘文件材料相对应，是否有分校学籍主管校长和经手人签字，是否加盖分校公章。
④若属学生在籍期间发生的姓名正常变更
分校：须提供身份证原件图片（身份证正、反面扫描在同一页）及相对应的图片打印纸质材料、有曾用名那页的户口本原件图片或公安部门出具的主项信息变更、更正证明原件图片及相对应的图片打印纸质材料；相对应的基本信息修改情况统计表电子盘及打印纸质材料。
省电大学籍科：负责审核分校提供的电子盘材料及相对应的纸质材料是否齐全，是否符合要求。符合要求，予以受理。
电子盘材料：审核是否每个学生一人一个文件夹, 文件夹命名是否规范，文件夹里为每个学生修改信息所须提供的证明图片文件是否符合国家开放大学要求的图片规格要求JPG/PNG格式。审核分校提供的相对应的基本信息修改情况统计表电子盘是否与一人一夹相互匹配。
纸质材料：审核是否与电子盘文件材料相对应，是否有分校学籍主管校长和经手人签字，是否加盖分校公章。
⑤若属学生在籍期间发生的身份证正常变更
分校：须提供身份证原件图片（身份证正、反面扫描在同一页）及相对应的图片打印纸质材料、公民身份证号码更正事项告知函原件图片及相对应的图片打印纸质材料或公民身份证号码变更证明原件图片及相对应的图片打印纸质材料或公安部门出具的主项信息变更、更正证明原件图片及相对应的图片打印纸质材料；相对应的基本信息修改情况统计表电子盘及打印纸质材料。
省电大学籍科：负责审核分校提供的电子盘材料及相对应的纸质材料是否齐全，是否符合要求。符合要求，予以受理。
电子盘材料：审核是否每个学生一人一个文件夹, 文件夹命名是否规范，文件夹里为每个学生修改信息所须提供的证明图片文件是否符合国家开放大学要求的图片规格要求JPG/PNG格式。审核分校提供的相对应的基本信息修改情况统计表电子盘是否与一人一夹相互匹配。
纸质材料：审核是否与电子盘文件材料相对应，是否有分校学籍主管校长和经手人签字，是否加盖分校公章。
2、毕业生的基本信息更正
毕业生信息更改总体要求：原则上不再接受毕业生信息更改申请。学生毕业后发生的个人信息变更，不做相应变更修改。
⑥若属毕业生入学报名时的录入错误，导致姓名、性别、民族身份证号的更正。
分校：按本通知中在籍生信息修改②的要求提供证明材料外，还须同时提供毕业生登记表原件图片（只提供有毕业生基本信息那页）及相对应的图片打印纸质材料；相对应的基本信息修改情况统计表电子盘及打印纸质材料。
毕业生登记表相对应的纸质材料除须有分校学籍主管校长和经手人签字及加盖校章外，还需注明毕业生登记表系学生本人填写。
省电大招生办：按本通知中在籍生信息修改②的要求执行。
省电大学籍科：按本通知中在籍生信息修改②的要求进行审核外，还需要审核毕业生登记表相对应的纸质材料是否有分校学籍主管校长和经手人签字及加盖校章，是否注明毕业生登记表系学生本人填写。材料齐全，符合要求，予以受理材料。
⑦若属毕业生就读期间基本信息的正常变更但未进行信息修改更正，导致姓名、身份证号的更正
分校：按本通知中在籍生信息修改③、④、⑤的要求提供证明材料外，还须同时提供毕业生登记表原件图片（只提供有毕业生基本信息那页）及相对应的图片打印纸质材料；相对应的基本信息修改情况统计表电子盘及打印纸质材料。
毕业生登记表相对应的纸质材料除须有分校学籍主管校长和经手人签字及加盖校章外，还需注明毕业生登记表系学生本人填写。
省电大学籍科：按本通知中在籍生信息修改③、④、⑤的要求进行审核外，还需要审核毕业生登记表相对应的纸质材料是否有分校学籍主管校长和经手人签字及加盖校章，是否注明毕业生登记表系学生本人填写。材料齐全，符合要求，予以受理材料。
附表1：中央广播电视大学在籍生基本信息更正情况统计表（2017版）
附表2：中央广播电视大学毕业生基本信息更正情况统计表（2017版）
通知中相关涉及信息修改示例的附件1、2、3、4见后
湖北广播电视大学教务处
2019年3月15日
附件1：证明内容示例
附件2：图片规格示例
（1）不合格图片：
（2）合格图片：
附件3：图片文件夹命名示例
（1）在籍生文件夹命名示例
（2）毕业生文件夹命名示例
附件4：图片命名示例见附件4
（1）身份证
（2）户口本
（3）报名登记表、毕业生登记表、学历网查、户籍出具的变更证明等图片参考身份证和户口本命名方法命名。
